¿Cómo tener juntas efectivas?

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La vida empresarial encuentra en las juntas y reuniones un mal necesario. Ya sea para presentar una idea, discutir una planeación, atender una crisis o simplemente para ver en dónde estamos parados, las juntas son el día a día de las empresas.

Y es que muchas empresas manejan muy mal el tiempo en las juntas, de esta forma roban horas-hombre a sus empleados en reuniones poco productivas.

Las juntas efectivas, básicamente deben contemplar tres ejes antes de realizarse:

1. Plan.

  • Fijar los objetivos. ¿Qué queremos lograr con esta junta? Es importante saber por qué se está convocando a una de estas juntas. Si no tienen un objetivo definido, será una reunión estéril y es mejor omitirla.
  • Seleccionar los invitados y el lugar. Mientras menos gente se involucra en esta junta, mejor. Demasiadas personas que no están directamente relacionadas sólo harán entrar la reunión en una polifonía de opiniones. El lugar se debe planear para dar acogida a todos los participantes y también debe contar con el material necesario para el desarrollo óptimo de la reunión.
  • Agenda de alta gestión. La agenda de alta gestión es una herramienta muy útil para el manejo de tiempo en la reunión. Con ella te aseguras de que los involucrados tengan todo el trasfondo necesario para una participación enriquecedora en la reunión.

2. Ejecución y control.

  • Definición de roles. En las reuniones es importante que todos sepan por qué están ahí y cuál es su papel en la reunión. Roles bien definidos significan participación fructífera y activa. Debes contemplar líderes, facilitadores, escribanos, observadores, premiadores, controladores, entre otros.
  • Acciones y reglas. Cuando las reglas y los roles se definen a la perfección se procede a la reunión. Se revisan todos los documentos, se actúa y se participa de acuerdo con el rol asignado.

3. Cierre y seguimiento.

  • Lectura de acuerdos. Cuando se llega a los acuerdos determinados en la reunión se deben leer en voz alta para que todos los involucrados externen si existe alguna inconformidad.
  • Reunión de seguimiento. Las reuniones de seguimiento pueden organizarse en los días que se consideren aptos para la implementación de alguna acción.
  • Análisis de la reunión. En este punto los organizadores deben evaluar qué se hizo bien, qué se puede mejorar, qué se puede cambiar y cómo se desempeñó cada uno dentro de su rol.

¿Ves? Con una buena metodología de trabajo no hay que temerle a las reuniones, una buena implementación garantiza que se convertirán en momentos fructíferos con resultados que sí se notan al interior de la empresa.